Covid-19：在越南将您的业务转变为远程工作
作者：Adam Livermore 和 Thomas Zhang
- COVID-19 大流行迫使企业重新思考远程工作的有效策略。
- 企业现在必须依靠数字基础设施来保持系统更新，同时管理越来越多的员工
- 我们强调了企业在向远程工作过渡时可以采用的一些准则。
随着当前 COVID-19 在全球范围内（尤其是越南）的爆发，企业必须考虑如何在人与人之间的身体接触受到高度限制的情况下有效利用其员工。
由于越南可能会采取“新常态”，并从“零新冠”策略转变战略，因此应尽可能避免办公室内大量员工聚集，无论是从感染风险角度还是从感染风险角度来看，因为许多员工必须依靠受到严格限制的公共交通才能到达办公室。公共环境是感染风险最高的地方。如果可能的话，您的企业需要在这段时间内减少员工出差的情况。
通过数字化方式开展业务
简而言之，使用传统方法进行企业标准运营的大多数选项都暂时关闭。 保持开放的选项依赖于“远程”操作。 当然，过度依赖数字通信还存在其他危险和问题，特别是对于尚未制定强有力的业务连续性计划 (BCP) 的组织而言。
在本文中，我们概述了一些专门与越南商业环境相关的选项和建议。
在可预见的未来，企业将需要依赖他们已经建立的企业数字基础设施并补充与越南现有的其他非企业基础设施合作，同时意识到这些公共渠道的局限性和弱点。
数字和云平台
对于准备充分的公司来说，远程工作在短期内不会构成太大的障碍。以我们公司为例，我们的员工拥有笔记本电脑并且在家工作。 该公司相当全面地利用了 MS O365 平台，我们的员工可以通过这个公司平台彼此保持持续联系。
我们的员工实施工作所需的所有文档都可以在 Sharepoint Online 上获取，并可以根据需要进行共享。 我们的 ERP 和 CRM 可远程访问。 公司计算机之间传输的数据在家里使用，我们的服务器在传输之前已加密。
有时数据传输会变慢，因为员工必须使用家庭互联网连接，但这并没有产生严重的影响。 例如，我们在不同地点（包括中国）的团队成员之间举行了 MS Teams 电话会议，并具有足够的音频功能。
但对于准备不足的公司来说，可以预见一些问题。 如果您的公司没有使用强大的企业工具，例如 MS Teams 或 Skype for Business（也称为 Lync），公司内部通信可能必须依赖传统电话、公司电子邮件或不太安全的公共渠道，例如 Zalo、Zoom 或 Facebook Messenger。
如果您的公司电子邮件服务器托管在公司的国外总部，您可能会发现在家工作的员工在发送或接收带有大附件的电子邮件时遇到困难。 这是由于国际出口拥堵而传输数据时常见的问题。 许多公司通过在其总部和海外办事处之间建立类似 VPN 的结构来解决这个问题；然而，当员工在家工作——这些应急计划不再有效发挥作用。
对于面向客户或面向供应商的员工来说，由于这些员工无法亲自与客户或供应商会面而对运营造成的影响需要减轻。 如果您的公司拥有强大的企业工具，例如可以立即使用的 MS O365，您可以考虑邀请您的客户/供应商作为“外部用户”通过这些渠道与您进行沟通。
如果您没有立即可以使用的此类渠道，也许他们有，您可以组织将您的关键员工添加到他们的网络中。 这种协调需要时间来实施，因此请安排一些准备时间，以便于实现。
远程工作指南
我们可以假设，在越南开展业务的公司将会遇到一些严重的短期问题。 以下是一些可以减轻影响的简单指南：
- 确保您r IT 员工（海外和越南）可以处理连接和出现的其他相关问题。 随着员工远程工作，预计会出现更多问题。 考虑向 IT 资源支付额外费用，以确保他们在周末工作或在出现问题时随时待命。
- 如果您拥有可以在越南有效使用的企业通信工具，请确保您驻越南的员工有足够的指导来使用这些工具，并知道他们需要登录。考虑要求员工将应用程序（Teams/Sharepoint Online 等）下载到他们的手机上。
- 确保员工知道，在此期间，公司将补偿依赖传统移动电话的企业通信所产生的任何费用。
- 如果您有包含大附件的电子邮件，则越南员工的收件很可能会延迟，特别是如果您的公司电子邮件服务器位于越南海外。 考虑将电子邮件与附件分开。 尝试减小附件的大小或寻找其他渠道来传送此类附件。
- 如果您的员工被迫依赖非公司渠道（例如 Zalo 或 Facebook Messenger（在越南常用））进行交流和共享文件等，请确保您向他们发出一些指导，告知他们不得通过此类渠道共享哪些信息。 在这个领域，总部的内部法律资源可能需要提供意见。 例如，您可能与某些客户或供应商签订了合同，限制通过非公司渠道共享某些信息。 效率是您的组织在未来几个月的一个关键考虑因素，但也应确保数据保护。 如果没有此类指导，您可能会发现您的越南员工正在通过其个人帐户共享各种文件和信息。
- 在未来几周内为高级资源制定清晰、定期的沟通时间表。 当人们远程工作时，这一点尤其重要。 大多数现代电话会议平台不仅包括可以在会议期间享受完整功能的在线出席选项，还包括为那些只需要通过手机提供语音功能的参与者的“拨入”选项。 建议那些可能面临住宅地址带宽有限问题的员工使用此功能。
上述措施至少可以让您的越南员工在局势稳定的情况下继续以合理的效率和安全性工作。当这种情况发生时，您的公司应该考虑如何应对中期影响。这是一件不能操之过急的事情。
数字通信和远程工作是新常态
BCP计划需要在实施之前仔细设计实施这些措施时会考虑您的业务性质、全球要求以及越南的具体考虑因素。 一旦设计完成，就需要采购适当的硬件、安装软件并仔细迁移数据。 该过程需要数月时间，需要越南（和其他地方）的运营团队与 IT 资源之间保持密切联系。
解决方案应尽快落实到位。当前的情况应该给您的组织敲响警钟，让您意识到此类技术正变得越来越重要。 它不仅在“危机”情况下至关重要，例如当前的 COVID-19 爆发；数字通信和共享工具越来越多地被视为传统办公环境的替代品。
对于那些在这方面“领先”的组织来说，当前的危机实际上应该为他们在一段时间内提供一种竞争优势。
对于那些那些发现自己“落后于游戏”的人，也许是时候进行必要的投资了。 Dezan Shira & Associates 可以与我们的 IT 基础设施工程和 IT 咨询团队一起提供建议并帮助实施强大的解决方案。请联系 IT@dezshira.com 讨论为您的公司设置此类系统。
