在这个由三部分组成的系列的最后一部分，我们研究如何处理与母公司和当地代表机构相关的费用、“可疑”付款以及支付给外国供应商的费用。

母公司外籍员工产生的费用

对于母公司员工短期访问代表机构办公室的费用，通常涵盖差旅费和住宿费

此类员工常见的几种费用包括签证申请费、机票、住宿和餐费。

企业有时会错误地认为母公司员工的费用应该与代表机构员工的费用类似。

但是，根据税务机关的规定，代表机构母公司的员工并不在代表机构的工资范围内，任何因母公司员工产生的费用都不在代表机构的工资范围内。 此类雇员应作为应纳税所得额，按20%的适用税率纳税。

因此，合理的做法是母公司员工访问越南的差旅费应由母公司支付。

但是，如果差旅费用必须由代表机构支付，则应有书面协议证明代表机构仅代表母公司支付费用。需要注意的是，这些费用可能仍需接受税务审计员的询问，他们将考虑代表机构是否有充分理由证明此类费用的性质。

除了前面提到的所需差旅费用文件外，代表机构还可以使用支持证据，例如：

  • 代表机构与其母公司之间的内部协议，其中规定了代付款和差旅费报销的条款 员工费用；
  • 母公司出具的分配函，显示员工在越南旅行的时间；
  • 行程单明确此类员工在访问越南期间的工作和假期详情；
  • 代表机构与其母公司之间的差旅费付款和报销证据。

“可疑”付款或报销

投资者应注意，在税务最终确定期间，税务机关通常会对代表机构的现金簿、银行对账单和其他簿记记录进行彻底审计，以审查代表机构的合法性

如果任何付款或报销被认为含糊或可疑，税务官员将对其进行严格审查，要求提供广泛的支持证据。

根据我们对代表机构进行税务审计的实际经验，我们提供了一些从税务机关的角度通常被视为“可疑”的付款或报销示例。 view:

  • 例1：RO经其母公司允许为其外籍人士支付机票费用Triate 员工及其家人每年回国一次。 RO 的首席代表 (CRO) 之前有税务咨询经验，并知道根据越南 PIT 法规，外籍员工家庭成员的费用保险应纳税。为了避开税务机关，CRO 建议通过航班代理商购买机票，这样预订详细信息就不会显示在开具的税务发票上。然而，与其他类似付款相比，税务审计员很容易发现这些机票发票不合理。因此，所有机票费用均被视为外籍员工的应税收入，并需缴纳 10% 的 PIT 预扣税。
  • 示例 2：RO 允许其促销专员在会见潜在业务合作伙伴时产生商务宴请、礼品和酒水等招待费用。员工为此付出代价他们自己承担费用并保留税务发票，因为他们知道他们将从RO以“特殊责任”津贴的形式获得报销。随后，税务审计员审核了向雇员支付的所有款项，发现此类津贴支付不一致。 RO 对此类津贴的性质含糊其辞，并且未能对付款的性质提供充分的解释。因此，此类付款被税务审计员视为“可疑”，并计入这些员工的应税收入，并需缴纳 10% 的 PIT 预扣税率。
  • 示例 3：在母公司员工来访期间，RO 决定在豪华休息室举办一场所有员工都出席的派对。当事人的账单通过 CRO 的信用卡支付，随后通过 RO 的银行账户偿还。在审计 RO 的银行对账单并了解此类报销的性质后，税务审计师会征收额外税款非居民需缴纳 20% 的罚款，以及每天 0.03% 的利息罚金。

支付给外国供应商或服务提供商的费用

代表机构通常会忽略这些费用，因为他们认为这些费用对于日常运营来说是合理的，并且不涉及税务问题。许多代表机构和税务专业人士认为，代表机构的税务审计是由地方税务部门个人所得税处的税务人员进行的，他们缺乏营业税审计经验。这是一个严重的误解，通常会让代表机构承担大量额外应缴税款，并在解散的最终税务审计时处以罚款。

建议代表机构应评估其向外国公司或个人支付的费用的税务影响，因为大部分此类付款均需缴纳外国承包商税（FCT），也称为“预扣税”。 FCT 不是一种单独的税种，而是包括对当地组织向外国公司或个人付款征收的增值税和所得税（CIT 或 PIT）。

此类付款被视为在越南赚取的收入，越南各方有责任代表外国组织申报和付款。

支付给外国组织的常见费用示例，这些费用须由 RO 进行 FCT 申报和汇款 包括：

  • RO办公室的装修和安装；
  • 购买专用办公设备并附带安装服务；
  • 订阅专用软件（如Xero、Slack和Adobe等）；
  • 员工在国外协会（如澳大利亚注册会计师协会、CIMA或CFA等）的注册和会员资格；
  • 员工培训（包括在线培训）。

实际上，如果代表机构在外国机构发生的费用由其母公司支付，则不会涉及 FCT。

但是，在某些情况下，代表机构本身必须与外国组织签订并签订合同。

此类费用应评估税务影响；如果需要缴纳 FCT，代表机构应进行适当的税码登记以及 FCT 申报并将其汇入国家预算，以降低因解散而导致大量额外应缴税款和罚款的风险。

除了 PIT 申报中的真实错误外，这些是最常见的费用，在对代表机构进行税务审计时经常受到税务机关的质疑。

考虑到 越南在税务方面存在大量繁文缛节，代表机构应了解支持文件的广泛要求以及必要的税务程序，并为未来潜在的税务审计做好充分准备。

本文仅针对感兴趣的事项提供一般指导，并不构成专业建议。欲了解更多信息如需信息和帮助，请联系 Dezan Shira & Associates 的税务、薪资和人力资源专业人员。