在这个由三部分组成的系列的第二部分中，我们概述了关于代表机构如何增强其当前税务文件以及在关闭时降低未来潜在税务风险的实用建议。

员工的差旅费用

对于在越南经营的代表机构来说，出差费用几乎是不可避免的，因为需要派员工与潜在的业务合作伙伴会面、接受海外母公司的培训或 寻找未来投资的潜在地点。

代表机构在越南经营期间产生大量商务旅行费用，然后被处以额外税款的情况很常见，这些费用经税务机关审核后对此类费用征收。

因此，一些投资者认为税务机关不允许代表机构产生旅行费用。但是，如果代表机构能够证明差旅费对其业务发展是必要的，则应免征 PIT.

与公司支持可扣除费用的会计文件类似，代表机构需要保存足够的簿记记录以及商务差旅费用的证明文件。

为了证明所发生的差旅费用与代表机构的经营活动之间的直接关系，应充分保留以下证明文件：

• 商务旅行政策必须在代表机构的内部财务中明确规定 法规、集体劳动协议或与雇员的雇佣合同。该政策应包括详细的费用限制、差旅时间、目的以及审批和支付方式（直接支付或报销实际费用）；
• 如果代表机构为其员工出差提供固定津贴和每日津贴，此类规定也必须在差旅政策中规定；
• 包含详细时间、地点的委派函出差的目的和目的；
• 电子机票（在线预订）或税务发票（通过航空公司预订）和登机牌；
• 合法的税务发票或住宿、出租车费用和旅途中产生的其他杂项费用的收据；
• 付款文件。

在对代表机构解散进行税务审计时，税务官员往往会在没有足够的支持文件或对代表机构的商务旅行政策有明确条件的情况下对商务旅行费用提出质疑。

此外，还应该注意的是，如果代表机构未能在商务旅行费用与代表机构的需求之间建立联系，则商务旅行费用可能会被视为雇员的应税福利。

因此，建议在差旅费用证明文件中还应包含一份详细说明员工出差期间工作细节的行程单。详细的行程并不是法规要求的，但它是有帮助的l 在未来的税务审计中提供充分的解释。

员工家庭成员的年假

越南组织（包括代表机构）为员工提供年假作为其福利计划的一部分是很常见的。

偶尔，作为对员工在成功和富有成效的一年后的奖励，代表机构可能会邀请员工的家庭成员参加年度公司旅行并承担所有费用。然而，企业必须意识到额外的税收影响。

考虑到代表机构的内部政策或雇佣合同中明确规定了此类福利权利，因此，出于 PIT 申报目的，年假通常不计入员工的应税收入。重要的是，保留支持文件，并为组织的全体员工而不是特定的个人支付报酬。

如果福利权利包括员工的家庭成员，那么

对于税务机关来说，家庭成员与代表机构的日常经营没有直接关系，因此，向其支付的任何款项均被视为代表机构员工的额外应税实物福利，必须相应纳税。

因此，建议代表机构在支付福利金时进行适当的扣缴和申报，其中包括其员工的家庭成员，以避免征收额外税款和

以现金代替福利金

在很多情况下，员工因个人原因无法或拒绝使用RO按照双方约定提供的福利。福利可能包括但不限于年假、教育课程或人寿保险。作为一种善意的表示，RO 可以为这些员工提供现金代替福利（如果他们选择这样做）。

虽然在大多数情况下，雇员的此类福利是免税的，但代替福利金的现金则不然。根据 PIT 法规，福利金替代现金被视为员工的应税收入。

因此，代表机构必须根据双方商定的 PIT 申报安排，进行适当的预扣税或将此类款项计入员工的应税收入，以用于 PIT 申报。  

外籍人士家庭成员的差旅费

大多数在越南代表机构工作的外籍员工都有权享受免费签证费和往返机票的福利。在满足某些条件的情况下，外籍员工回国的费用可以免税，并且根据个人所得税规定，​​不计入其应税收入。

在某些情况下，根据代表机构或其母公司的内部政策，此类员工的家庭成员的差旅费也可以得到保障。因此，任何本雇员（包括其家庭成员）的福利应被视为代表机构雇员的额外应税实物福利并征税。

根据我们的经验，曾有过这样的情况：福利金在运营几年后已经累积到相当大的数额，而没有充分的扣缴和申报。因此，这些都会受到税务机关的质疑，导致税务审计期间产生额外的税款和罚款。