COVID-19：在越南过渡您的业务以进行远程工作

Adam Livermore和Thomas Zhang

• COVID-19大流行迫使企业重新考虑远程工作的有效策略。
• 业务现在必须依靠数字基础架构来使其系统保持最新状态，同时管理越来越多的员工在家工作。
• 我们重点介绍了一些准则，这些准则可以作为企业过渡到远程工作的企业。

随着目前在全球范围内，尤其是越南的Covid-19爆发，企业不得不考虑如何在个人之间的身体接触限制到很高程度的情况下如何有效利用其员工。 

由于越南可能会采用“新正常”，并将其策略从“零covid”方法转移到“零”的方法中，因此应尽可能避免在办公室里聚集大量员工S，以及由于许多员工必须依靠严重限制的公共交通才能到达办公室。在公共环境中，感染风险最高。在此期间，您的业务需要减轻员工旅行（如果可能的话）。

通过数字手段业务

简而言之，使用传统方法的企业标准运营的大多数选项暂时关闭。 保持打开的选项取决于“远程”操作。 当然，与过度依赖数字通信有关的其他危险和问题，特别是对于尚未制定强大业务连续性计划（BCP）的组织。

在本文中，我们概述了一些专门有关的选项和建议越南商业环境。 

在可预见的未来，公司将需要依靠他们已经建立的公司数字基础设施，并将其补充与其他在越南存在的非公司基础设施，同时意识到这些公共渠道的局限性和弱点。

数字和云平台

对于准备好的公司，远程工作在短期内不必造成太大的障碍。以我们的公司为例，我们的员工拥有笔记本电脑并在家工作。 该公司非常全面地利用MS O365平台，我们的员工可以通过此公司平台保持持续的联系。

我们员工在线上所需的所有文件都可以在线上可以在线共享。 我们的ERP和CRM可以远程访问。 公司计算机之间传输的数据正在使用在家里ed，我们的服务器在传输之前进行了加密。

有时数据的传输有时会放缓，因为员工必须利用其家庭互联网连接，但这并没有严重影响。 例如，我们在各个位置（包括在中国一个）的团队成员之间对MS团队举行了电话会议。

但是对于不足的公司，可以预测一些问题。 如果您的公司不利用强大的公司工具，例如MS团队或Skype for Business（也称为Lync），那么公司内通信可能必须依靠传统电话，公司电子邮件或较少安全的公共渠道，例如Zalo，Zoom或Facebook Messenger。 

如果您的公司电子邮件服务器托管在您公司的国外总部，您可能会发现在家工作的员工正在努力发送或接收带有大型附件的电子邮件。 这是传输到期数据时看到的一个常见问题到国际出口的拥堵。 许多公司通过在其家庭办事处和海外办事处之间设置类似VPN的结构来绕过这个问题；但是，当员工在家工作时 - 这些应急计划将不再有效运行。

对于面向客户或面向供应商的员工，由于这些员工无法身体与客户或供应商的身份相遇，因此对运营的影响需要缓解。 如果您的公司具有强大的公司工具，例如MS O365即时处置，则可以考虑邀请您的客户/供应商通过这些渠道作为“外部用户”与您通信。 

如果您没有立即可以使用此类渠道，也许他们可以这样做，并且可以组织以供关键人员添加到他们的网络中。 这种协调需要时间实施时间，因此请安排一些交货时间，以促进这一点。

远程工作指南

我们can假定在越南运营的公司将出现一些急性短期问题。  以下是一些简单的准则，可以遵循减轻效果：

• 确保您的IT员工（海外和在越南）都可以处理连通性和其他相关问题。 随着员工的远程工作，预计会出现更多的问题。 考虑额外支付资源，以确保他们在周末工作或在有问题时可以在通话中使用。
• 如果您拥有可以在越南有效使用的公司沟通工具，请确保您的越南员工有足够的指导来使用它们，并且知道需要登录它们。考虑要求员工也将应用程序（团队 / SharePoint Online等）下载到其手机上。< / li>
• 确保员工知道公司通讯所产生的任何费用，依靠传统移动电话的任何费用将由公司报销在此期间。
• 如果您有带有较大附件的电子邮件，则很有可能会延迟越南员工的收据，尤其是如果您的公司电子邮件服务器位于海外的情况下。 考虑将电子邮件与附件分开。 尝试减少附件的大小或查找其他渠道以交付此类附件。 
• 如果您的员工被迫依靠非公司渠道，例如Zalo或Facebook Messenger（通常在越南使用）来通信和共享文件等，请确保您向他们发送有关哪种信息> 。 这是您在总部可能需要提供意见的内部法律资源的领域。 例如，您可能与某些客户或供应商签订了合同，这些供应商限制了某些信息在非公司渠道上的共享。 效率是您在COM中组织的关键考虑因素几个月，但还应确保数据保护。 没有这样的指导，您可能会发现您的越南员工正在通过其个人帐户共享各种文件和信息。
• 在接下来的几周内，为高级资源制定了一个明确而定期的沟通时间表。 当人们远程工作时，这一点尤其重要。 大多数现代电话会议平台不仅包括在线出勤选项，在会议期间可以享受完整的功能，而且对于那些只想通过手机进行语音功能的参与者来说，也可以使用“拨入”选项。 建议使用其住宅地址面临有限带宽问题的员工使用此功能。

上述措施至少可以使您的越南员工能够在情况稳定的同时继续以合理的效率和安全性工作。发生这种情况，您的公司应该考虑如何处理中期影响。这是无法匆忙的。 

数字通信和远程工作是新规范

BCP计划在实施之前需要仔细设计，考虑到您的业务性质，其全球要求以及越南特定的考虑因素。 一旦设计，需要采购适当的硬件，安装软件并仔细迁移数据。 该过程需要几个月的时间，需要在越南（以及其他地方）和您的IT资源的运营团队之间进行密切联络。

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应尽快实施解决方案。当前的情况应该是对您组织的警告，即这种技术变得越来越重要。 不是O在“危机”情况下的至关重要的情况，例如当前的Covid-19爆发；数字通信和共享工具越来越被视为替代传统办公环境。 

对于那些在这方面“领先”的组织，当前的危机实际上应该为他们提供一段时间的竞争优势。

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