代表办公室解散第2部分：税收文件

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在这个三部分系列的第二部分中，我们概述了关于ROS如何增强其当前税收文件的实用建议，并在关闭时减轻未来的潜在税收风险。

员工的旅行费用

由于需要派遣员工与潜在的商务伙伴会面，与海外母公司培训或寻求潜在的未来投资地点，因此在越南运营的ROS几乎不可避免地不可避免地要进行商务旅行的成本。

通常，ROS在越南的运营期内产生了巨大的商务旅行成本，然后对额外的税款进行罚款，这是在经税务机关审核后对此类费用征收的。

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因此，一些投资者认为，税务机关不允许ROS产生旅行费用。但是，如果RO可以验证此类费用是其业务发展所必需的，则应免除差价。

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类似于公司的会计文件以支持可扣除费用，需要RO来维护足够的簿记记录以及支持业务旅行费用的文件。

为了证明发生的旅行费用与RO的运营活动之间的直接关系，应充分维护以下支持文件：

• 必须在RO内部财务法规，集体劳动协议或与员工签订的雇佣合同中规定商务旅行政策。这样的政策应涵盖成本，旅行期限和目的以及批准和付款方法的详细限制（直接付款或偿还实际费用）;
• 如果RO提供了固定的AlloWances和Per Diem为员工的商务旅行，此类规定也必须在旅行政策中规定；
• 分配信，详细介绍了商务旅行的持续时间，位置和目的；
• 电子机票（在线预订）或税收发票（通过飞行机构预订）和登机牌；
• 在旅行期间产生的合法税收发票或收据，出租车票价和其他杂项费用；和
• 付款文件。

在解散RO的税收审核期间，税务人员倾向于在不适合RO的商务旅行政策的情况下挑战商务旅行费用。

此外，还应注意，如果RO未能在此类费用和RO运营需求之间建立联系，则商务旅行成本可能被视为员工的应税福利。

在这方面，建议您进行指定的行程旅行期间员工的工作详细信息也应作为支持商务旅行费用文件的一部分。详细的行程不需要监管，但对于提供未来税收审计的充分说明很有帮助。

员工家庭成员的年度假期

包括ROS在内的越南组织很常见，可以为员工提供年度假期作为其福利套餐的一部分。

有时，在成功且富有成效的一年之后，作为对员工的奖励，ROS可能会邀请这些员工的家庭成员参加年度公司旅行并支付所有费用。但是，企业必须意识到附加的税收影响。

年度假期通常不计入雇员的可评估收入，因为在RO的内部政策或就业合同中指定了此类福利权利。支持文件必须维护很重要为整个组织的员工而不是针对特定个人付款。

如果福利权利包括员工的家庭成员，则案件有所不同。

对于税务机构，家庭成员与RO的日常运营无直接关系，因此，向他们的任何付款都视为向RO的雇员付出的额外征税福利，并且必须征税。

因此，建议ROS在缴纳雇员家庭成员的福利时进行适当的税款和声明，以避免在未来的税收审计期间征收额外税收和相应的罚款。

福利付款现金

在某些情况下，由于个人原因，员工无法或拒绝使用RO相互同意的RO提供的好处。好处可能包括但不限于年度假期，教育课程或人寿保险。作为商誉的手势，RO可以为这些员工选择这样做的福利付款。

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在大多数情况下，对员工的这种福利是免税的，但福利付款的现金却不是。根据维修区法规，福利付款的现金被视为员工的可评估收入。

因此，RO必须根据相互商定的PIT申请安排来征收适当的税款或为雇员的可评估收入付款。  

外籍人士家庭成员的旅行费用

在越南为RO工作的大多数外籍员工都有权享受依据的好处良好的签证费和往返机票。鉴于满足某些条件，返回外籍员工的家的费用是免税的，并且不计入Pit法规的可评估收入。

在某些情况下，根据RO或其母公司的内部政策，此类员工的家庭成员也因其旅行费用而覆盖。因此，应将包括其家庭成员的雇员的任何福利权利视为与RO员工的额外应税福利并征税。

根据我们的经验，在经营几年后，在没有足够的税款和声明的情况下，福利支付已被累积到大量金额。因此，这些都遵守税务机关的挑战，导致税收审核期间额外的税收和罚款。