1整理邀请 / 担保关键信息
当商务来访、安装调试、培训或考察需要境内单位配合时，最怕的是“来得及邀请，但资料散”。这页先把来访人、目的、邀请方、地址和计划日期整理成一版摘要。
这页更像邀请 / 接待前的资料整理页，适合先统一来访目的、住址、口岸和联系人，再决定走哪条正式流程。
2实务上先统一的事
- 来访目的到底是什么，别让“商务 / 安装 / 培训”混在一起。
- 邀请单位、接待单位、住宿单位最好一致或至少说清关系。
- 谁负责入境资料、谁负责住宿和工厂接待。
- 日期、口岸、住址至少要形成一版内部确认稿。
3最常见的混乱点
- 来访目的写得太宽泛，内部各部门理解不一样。
- 口岸和实际航班计划不一致。
- 邀请单位和实际接待工厂不是一套说法。
- 只有护照，没有住宿和联系人安排。
1A字段解释
来访目的要写得能执行
- 写“设备调试”就要知道谁接机、谁陪同、去哪台设备。
- 写“工厂考察”最好有厂区和联系人。
住址和联系人别留空
- 这些字段不仅影响接待，也影响后续内部协同。
- 先整理出一版，后面再细化也比没有强。
样表实用样表 / 提交样表
人事、签证、工作许可类页面，最好让人知道“要交成什么样”。
人员资料包样表
适合 HR 或申请人照着整理。
| 护照/证件 | 首页扫描 + 有效期 |
| 照片 | 白底电子版 + 纸质版要求 |
| 住址/联系人 | 临住地址、电话、联系人 |
| 雇佣信息 | 岗位、入职日、合同主体 |
| 支持文件 | 学历、无犯罪、体检、邀请函 |
| 提交口径 | 电子版/纸质版/公证认证 |
提交前检查样表
适合提交前最后 1 次自查。
| 姓名拼写 | 与护照一致 |
| 日期字段 | 前后逻辑一致 |
| 地址字段 | 省市/区县/门牌完整 |
| 签字盖章 | 是否需要签字/盖章 |
| 扫描件质量 | 清晰、无遮挡、无过度压缩 |
模板可复制模板 / 交接件样稿
除了判断和样表，这一页再补一层“可直接复制出去”的文本模板，减少重复整理和口头沟通成本。
提交前交接模板
适合 HR、行政、前台或宿舍管理员内部交接。
建议先按本页结果改一轮，再发给同事、客户、顾问、前台或申请人。
补件通知模板
适合直接发给申请人、员工或来访人员。
建议先按本页结果改一轮，再发给同事、客户、顾问、前台或申请人。
沟通邮件 / 微信 / WhatsApp / Zalo 跟进模板
这层模板不是解释页面，而是让你能直接把当前页面结果发给同事、顾问、客户接口人或执行方；渠道统一按邮件、微信、WhatsApp、Zalo 来准备。
邮件沟通模板
适合发给老板、负责人、顾问、财务、HR、报关行或项目接口人。
建议先把本页结果、负责人与时间点改成当前项目实际情况，再发出。
微信 / WhatsApp / Zalo 跟进模板
适合快速催办、补件、内部追踪或项目群同步。
适合在项目群、微信、WhatsApp、Zalo、Slack 或 Teams 里直接使用。
FAQ实用 FAQ
围绕商务来访、安装调试和工厂考察这类短期来访场景，先补一组更贴近邀请与接待协同的 FAQ。
通常不够。越具体，内部越容易安排接待、住宿、翻译和工厂入园。
因为接待流程里最怕“人到了，但没人知道住哪里、谁负责接”。
可以先内部说明清楚，但不要让摘要里看起来像同一个主体。
可以先做一版内部草稿，但要清楚标记哪些信息仍待补。
适合行政、HR、业务、接待同事和工厂对接人。
至少会影响内部安排和后续资料准备，所以别只凭口头消息写。
因为前者往往还会关联现场权限、工具、时间窗口和陪同安排。
不能。它更像正式申请前的资料整理页。
B沟通模板总控
统一生成邮件、微信、WhatsApp、Zalo 四类跟进文本。模板会读取本页输入区内容，适合补资料、确认口径、安排负责人和截止时间。
后续多语言阶段可直接围绕本区块做 CN / VI / EN 字段映射。
D样表下载 / Word 交接单
本区块把当前页面输入自动整理成可下载样表和交接单。适合内部交接、客户补件、顾问复核、报关/财务/HR 执行跟进。
页面加载后自动生成交接摘要。
说明：下载的 Excel 为浏览器生成的 .xls 表格文件，Word 为 .doc 交接单文件，均可本地打开后另存为 .xlsx / .docx。
A输入总控 / 统一结果
用于精修阶段 QA；后续多语言可按本区块做 i18n 映射。
页面加载后自动生成统一摘要。
结果邀请 / 担保资料摘要
页面加载后会自动生成一版摘要，修改字段后可再次点击生成。
等待生成
修改字段后会自动刷新，适合复制给同事或客户做内部确认。