外国人暂住申报信息准备

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1准备申报信息

这一页适合酒店、公寓、宿舍或接待单位先整理常见字段，再进入对应省市入口申报外国人暂住信息。

住宿单位名称

省市入口

详细地址

外国人姓名

国籍

护照号

签证/入境凭证号

入境日期

入住日期

退房日期

房间/楼栋

申报联系人 / 电话

最终字段和流程以对应省市入口显示为准。进入系统前，先准备好护照、住宿信息和入境日期。

2常见准备项

护照信息可直接核对。
实际入住地址、楼栋、房间信息准确。
前台 / 接待人员知道谁来申报、在哪个省市入口申报。

3容易出错的点

姓名与护照不一致。
入住日期与实际入境日期前后逻辑不对。
选错省市入口。

1A字段解释与前台常见报错

先收齐这几项

住宿单位：按实际接待主体写，别只写园区名。
详细地址 / 房间：至少能定位到楼栋、房号或宿舍号。
护照号 / 入境日期：优先按护照、批文或入境记录抄。
申报联系人：最好写实际会登录系统的人和电话。

最容易出现的无效输入

入住日期晚于退房日期。
详细地址太笼统，只写城市没写宿舍或公寓。
联系人和电话混在一句话里，别人二次抄写容易漏。
房号写法和前台内部台账不一致。

2B前台 / 宿舍管理员交接范例

适合先发到群里的简版信息

姓名 / 国籍	WU LINGYUN / China
护照号	E76543210
入住地址	VSIP Bac Ninh, Dorm B / Room 206
入住 / 退房	05/06/2026 → 30/06/2026
联系人	Dorm admin / 09xxxxxxxx

夜间接待最容易漏的点

只记了姓名，没记护照号和房号。
司机、前台、宿舍管理员三边地址写法不一致。
先临时住一晚、第二天换宿舍，却只留了一段信息。
联系人和电话没固定到具体人。

样表实用样表 / 提交样表

人事、签证、工作许可类页面，最好让人知道“要交成什么样”。

人员资料包样表

适合 HR 或申请人照着整理。

护照/证件	首页扫描 + 有效期
照片	白底电子版 + 纸质版要求
住址/联系人	临住地址、电话、联系人
雇佣信息	岗位、入职日、合同主体
支持文件	学历、无犯罪、体检、邀请函
提交口径	电子版/纸质版/公证认证

提交前检查样表

适合提交前最后 1 次自查。

姓名拼写	与护照一致
日期字段	前后逻辑一致
地址字段	省市/区县/门牌完整
签字盖章	是否需要签字/盖章
扫描件质量	清晰、无遮挡、无过度压缩

模板可复制模板 / 交接件样稿

除了判断和样表，这一页再补一层“可直接复制出去”的文本模板，减少重复整理和口头沟通成本。

提交前交接模板

适合 HR、行政、前台或宿舍管理员内部交接。

【提交前交接模板｜外国人暂住申报示例页】
申请人姓名：
国籍/护照号：
本次事项：
计划入境/入住/开工日期：
当前已齐资料：
- 护照首页
- 照片
- 住宿/公司信息
- 申请表信息

待确认：
1) 姓名拼写是否与护照完全一致
2) 日期是否前后逻辑正确
3) 地址、房号、联系人电话是否能对应实际住宿/公司
4) 是否涉及邀请/担保/工作许可前置条件

请前台/HR/行政按此表复核后再提交。

建议先按本页结果改一轮，再发给同事、客户、顾问、前台或申请人。

补件通知模板

适合直接发给申请人、员工或来访人员。

【对申请人/员工的补件通知模板｜外国人暂住申报示例页】
你好，当前正在准备你的 外国人暂住申报示例页 资料，现仍需你补充以下内容：
1. 护照首页清晰扫描件：
2. 近期白底照片：
3. 预计入境/入住日期：
4. 在越联系电话：
5. 在越住址 / 酒店 / 宿舍信息：
6. 紧急联系人：

请注意：
- 姓名、生日、护照号必须与证件完全一致
- 日期请按实际行程填写
- 住宿地址需能落到实际房间/楼栋/前台登记

收到后我们会再做一次提交前复核。

建议先按本页结果改一轮，再发给同事、客户、顾问、前台或申请人。

沟通邮件 / 微信 / WhatsApp / Zalo 跟进模板

这层模板不是解释页面，而是让你能直接把当前页面结果发给同事、顾问、客户接口人或执行方；渠道统一按邮件、微信、WhatsApp、Zalo 来准备。

邮件沟通模板

适合发给老板、负责人、顾问、财务、HR、报关行或项目接口人。

【邮件模板｜外国人暂住申报示例页】
邮件主题：【提交前复核】外国人暂住申报示例页 - 请核对证件与日期
建议收件人：申请人 / 前台 / 行政 / 酒店 / 邀请方 / 顾问
建议抄送：项目负责人 / 直接主管 / 外部顾问（如有）

各位好，

我们正在处理「外国人暂住申报示例页」事项，现阶段的目标是：在正式提交前把护照、日期、口岸、住址和联系人信息先对齐，减少补件和退回。

目前建议先核对并补齐以下内容：
- 护照资料页、头像照、入境/入住日期、口岸、住宿地址、联系人、手机号码
- 本页生成的摘要结果是否与当前实际情况一致
- 是否存在仍未确认、不能直接对外承诺的项目

建议回复格式：
1) 已确认事项：
2) 待补资料：
3) 风险或待确认口径：
4) 预计补齐时间：
5) 当前负责人：

下一步建议：
请先核对拼写、日期先后关系、住址完整性；若有变更请直接回最新版本。

谢谢。

建议先把本页结果、负责人与时间点改成当前项目实际情况，再发出。

微信 / WhatsApp / Zalo 跟进模板

适合快速催办、补件、内部追踪或项目群同步。

【微信 / WhatsApp / Zalo 跟进模板｜外国人暂住申报示例页】
这边先把提交前要点整理好了，请按下面项目确认。

事项：外国人暂住申报示例页
当前目标：先把资料和口径对齐，再决定下一步提交/报价/执行。
请帮我按下面格式直接回复：

1. 已确认：
2. 还缺什么：
3. 谁来补：
4. 什么时候补齐：
5. 有没有需要我先和顾问/前台/报关行确认的点：

提醒：
- 现在先不要把未确认数字或未锁定口径直接发给客户/主管机关
- 如有新版文件，请直接发最新版，不要只口头说已改

适合在项目群、微信、WhatsApp、Zalo、Slack 或 Teams 里直接使用。

FAQ实用 FAQ

围绕外国人暂住申报的责任人、字段整理、换地址、短住和系统入口，补一组更贴近酒店、公寓、宿舍和接待单位的 FAQ。

通常由实际接待住宿的一方负责，例如酒店、公寓前台、房东、宿舍管理员或接待单位。内部最好先定一个责任人，避免到了晚上才互相推。

要。宿舍场景更容易因为房号、楼栋、联系人和入住时间记录不清而反复确认，所以更适合先用这一页做内部整理。

涉及实际住宿地点变化时，建议按新的实际入住安排重新核对并按当地入口要求处理，不要长期沿用旧地址。

最好把第一晚和正式宿舍两段安排都先记下来，至少内部清楚谁负责哪一段的登记和后续衔接。

优先以护照资料页、电子签批准页、入境记录和公司留档为准，不要靠聊天记录或口头转述。

因为实际申报通常按省市入口进入。地址在北宁、河内还是胡志明市，会影响你应该从哪个系统或入口进入。

不要先凭不完整信息硬填。至少先把姓名、护照号、国籍、入住地址、入住时间这些核心字段核准，再进入系统。

适合发给前台、宿舍管理员、行政、司机接待群或 HR，先做二次核对，再正式进入对应入口处理。

B沟通模板总控

统一生成邮件、微信、WhatsApp、Zalo 四类跟进文本。模板会读取本页输入区内容，适合补资料、确认口径、安排负责人和截止时间。

接收方 / 对接人

我方负责人

期望回复时间

补充备注

等待同步

后续多语言阶段可直接围绕本区块做 CN / VI / EN 字段映射。

D样表下载 / Word 交接单

本区块把当前页面输入自动整理成可下载样表和交接单。适合内部交接、客户补件、顾问复核、报关/财务/HR 执行跟进。

使用场景

负责人

截止时间

备注

等待生成样表

页面加载后自动生成交接摘要。

说明：下载的 Excel 为浏览器生成的 .xls 表格文件，Word 为 .doc 交接单文件，均可本地打开后另存为 .xlsx / .docx。

A输入总控 / 统一结果

页面完整度提示

用于精修阶段 QA；后续多语言可按本区块做 i18n 映射。

页面加载后自动生成统一摘要。

等待生成

结果暂住申报摘要

页面加载后会自动生成一版暂住申报摘要，修改字段后可再次点击生成。

等待生成

生成后可直接复制给前台、宿舍管理员或同事做二次核对。

提醒申报前动作

复核待核对字段

入口省市入口提醒

官方省市申报入口