报关资料准备清单

用于整理合同、发票、装箱单、提单、目录、C/O、许可证和 HS 信息。
进出口报关资料清单跟单
1选择场景

把常见报关资料按场景整理出来,适合跟单员或业务同事先做自查,不再只靠口头沟通。

2常见资料思路
  • 基础资料一般包括:合同、发票、装箱单、提单 / 运单、品名规格资料。
  • 有 FTA 时再补原产地相关单证。
  • 零售包装往往还要准备越文标签和进口商信息。
  • 专项监管品类可能还要许可证、检测、符合性文件或主管机关批文。
1A资料整理与发给报关行前提醒

建议先统一的字段

  • 品名写法、型号、数量单位。
  • 发票、箱单、合同抬头与币种。
  • 是否主张 FTA、是否零售包装、是否专项监管。

最容易导致返工的点

  • 规格书、图片、箱单三者对不上。
  • 单证主体和实际收货主体不一致。
  • 需要标签或许可证却没提前跟进。
2B资料包交付顺序建议
第一包:合同 / 发票 / 箱单 / 提单或运单 / 基本货描,先让报关行看得懂是什么货。
第二包:规格书、图片、型号对照、用途说明,解决“怎么归类、怎么判断监管”的问题。
第三包:原产地证、标签草稿、许可证或专项文件,解决“能不能按这个税负和这个路径走”的问题。
样表资料包样单 / 缺口追踪

报关资料页最好能让业务、采购、报关、仓库按同一套表协作。

报关资料包样单

适合发给内部团队或供应商照着交。

商业发票抬头、币种、价格术语、签章
装箱单箱数、毛重净重、包装方式
合同/PO交易背景与条款
提单/运单收发货人、通知方
产品资料规格、材质、用途、品牌
证书/许可C/O、检测、许可证
标签草稿越文标签或副标签草稿

缺资料追踪表样表

适合每天滚动更新一次。

资料项C/O Form E
当前状态供应商未提供
影响可能先按 MFN 税率预估
负责人采购
最晚到位报关前 1 天
模板可复制模板 / 交接件样稿

除了判断和样表,这一页再补一层“可直接复制出去”的文本模板,减少重复整理和口头沟通成本。

内部交接摘要模板

适合把工具页结果发给业务、采购、单证、报关行。

建议先按本页结果改一轮,再发给同事、客户、顾问、前台或申请人。

缺资料追踪表模板

适合整理还差哪些资料、卡在谁手里。

建议先按本页结果改一轮,再发给同事、客户、顾问、前台或申请人。
沟通邮件 / 微信 / WhatsApp / Zalo 跟进模板

这层模板不是解释页面,而是让你能直接把当前页面结果发给同事、顾问、客户接口人或执行方;渠道统一按邮件、微信、WhatsApp、Zalo 来准备。

邮件沟通模板

适合发给老板、负责人、顾问、财务、HR、报关行或项目接口人。

建议先把本页结果、负责人与时间点改成当前项目实际情况,再发出。

微信 / WhatsApp / Zalo 跟进模板

适合快速催办、补件、内部追踪或项目群同步。

适合在项目群、微信、WhatsApp、Zalo、Slack 或 Teams 里直接使用。
FAQ实用 FAQ

围绕合同、发票、箱单、原产地证、标签资料和专项文件,补一组更接近跟单现场的问题。

是。尤其是多型号、多箱、多批次或赶船期的货,越早把品名、型号、数量、箱数、重量和单证抬头统一,后面越不容易返工。
常见是品名写法、币种、数量单位、型号、成交条款、收发货主体和折扣说明不一致。单证之间只要互相矛盾,就会增加解释成本。
图片能帮助初步理解,但很多商品仍需要更能说明用途、材质、参数、工作原理的资料。只靠照片,归类和监管判断容易偏差。
可能会轻一些,但不要默认“样品就什么都不要”。是否简化,要看口岸、货值、数量、品类和执行口径。
从执行上看,越早明确越稳。内部不要先假设能后补成功,尤其是客户已经按优惠税率倒推报价时。
因为这类货很容易在清关或入库前后暴露标签问题。先把草稿并进去,内部协调会快很多。
看品名是否具体、看型号/数量/单位是否一致、看是否少了能证明商品属性或监管属性的文件。
B沟通模板总控

统一生成邮件、微信、WhatsApp、Zalo 四类跟进文本。模板会读取本页输入区内容,适合补资料、确认口径、安排负责人和截止时间。

等待同步
后续多语言阶段可直接围绕本区块做 CN / VI / EN 字段映射。
D样表下载 / Word 交接单

本区块把当前页面输入自动整理成可下载样表和交接单。适合内部交接、客户补件、顾问复核、报关/财务/HR 执行跟进。

等待生成样表
页面加载后自动生成交接摘要。
说明:下载的 Excel 为浏览器生成的 .xls 表格文件,Word 为 .doc 交接单文件,均可本地打开后另存为 .xlsx / .docx。
A输入总控 / 统一结果
页面完整度提示
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用于精修阶段 QA;后续多语言可按本区块做 i18n 映射。
页面加载后自动生成统一摘要。
等待生成
结果资料清单摘要
点击生成资料清单
等待生成
生成后可直接发给跟单、采购或报关行先对资料。
提醒交给报关行前
复核资料易漏项