越南电子签证信息准备

1填写示例字段

这页按官方常见字段做自查摘要，适合在正式打开电子签系统前先把信息理顺，避免护照拼写、日期、口岸和住址前后不一致。

Surname / 姓

Given name / 名

出生日期

国籍

护照号

签证方式

预计入境日期

预计离境日期

入境口岸

离境口岸

在越临时住址

越南联系电话

紧急联系人

正式提交前，请把护照首页、头像照、姓名拼写、日期格式、口岸和住址再逐项核对一遍。

2提交前自查

姓名拼写与护照 ICAO 机器码一致。
日期格式与系统要求一致（常见为 DD/MM/YYYY）。
入境口岸、离境口岸与行程一致。
在越住址、酒店或接待单位信息可对应上。

3什么时候不用自己直接申请

如果属于需邀请/担保类别，应走邀请担保路径。
特殊身份或不适用电子签的人群，应按官方说明走其他签证流程。

2A字段解释与填错提醒

填写时先看这几个字段

Surname / Given name：按护照英文顺序逐字抄，不要自己换位。
入境 / 离境日期：先按计划行程写，再确认是否覆盖实际停留。
入境口岸：先写最确定的口岸，避免后续内部沟通混乱。
在越住址：先写能对应上的酒店、公寓或接待单位地址。

最容易被自己填坏的地方

把中文姓名习惯性拆错，导致姓和名顺序反了。
日期写成 YYYY-MM-DD，但自己内部又按 DD/MM/YYYY 传。
口岸、住址、邀请单位三处口径不一致。
只检查护照号，没检查出生日期和头像照质量。

先整理字段再上传材料再正式提交

2B表单填写范例

商务访问常见写法

适合来厂看线、拜访客户、参加展会或短期商务活动前先内部确认。

Surname / Given name	按护照逐字抄，别按中文语序重排
在越住址	先写首晚酒店或已确认的接待地址
联系人	写接待公司 / 酒店实际能接电话的人
口岸	按最确定的航班口岸填，变更前先核对系统规则

提交前最后 30 秒

把护照号、出生日期、头像照放大再看一遍。
确认姓和名没有写反，也没有缺空格、缺字母。
确认入境日期、离境日期覆盖真实行程。
确认住址和联系人是真实可对应上的。

样表实用样表 / 提交样表

人事、签证、工作许可类页面，最好让人知道“要交成什么样”。

人员资料包样表

适合 HR 或申请人照着整理。

护照/证件	首页扫描 + 有效期
照片	白底电子版 + 纸质版要求
住址/联系人	临住地址、电话、联系人
雇佣信息	岗位、入职日、合同主体
支持文件	学历、无犯罪、体检、邀请函
提交口径	电子版/纸质版/公证认证

提交前检查样表

适合提交前最后 1 次自查。

姓名拼写	与护照一致
日期字段	前后逻辑一致
地址字段	省市/区县/门牌完整
签字盖章	是否需要签字/盖章
扫描件质量	清晰、无遮挡、无过度压缩

模板可复制模板 / 交接件样稿

除了判断和样表，这一页再补一层“可直接复制出去”的文本模板，减少重复整理和口头沟通成本。

提交前交接模板

适合 HR、行政、前台或宿舍管理员内部交接。

【提交前交接模板｜电子签 / 入境前信息填写示例】
申请人姓名：
国籍/护照号：
本次事项：
计划入境/入住/开工日期：
当前已齐资料：
- 护照首页
- 照片
- 住宿/公司信息
- 申请表信息

待确认：
1) 姓名拼写是否与护照完全一致
2) 日期是否前后逻辑正确
3) 地址、房号、联系人电话是否能对应实际住宿/公司
4) 是否涉及邀请/担保/工作许可前置条件

请前台/HR/行政按此表复核后再提交。

建议先按本页结果改一轮，再发给同事、客户、顾问、前台或申请人。

补件通知模板

适合直接发给申请人、员工或来访人员。

【对申请人/员工的补件通知模板｜电子签 / 入境前信息填写示例】
你好，当前正在准备你的 电子签 / 入境前信息填写示例 资料，现仍需你补充以下内容：
1. 护照首页清晰扫描件：
2. 近期白底照片：
3. 预计入境/入住日期：
4. 在越联系电话：
5. 在越住址 / 酒店 / 宿舍信息：
6. 紧急联系人：

请注意：
- 姓名、生日、护照号必须与证件完全一致
- 日期请按实际行程填写
- 住宿地址需能落到实际房间/楼栋/前台登记

收到后我们会再做一次提交前复核。

建议先按本页结果改一轮，再发给同事、客户、顾问、前台或申请人。

沟通邮件 / 微信 / WhatsApp / Zalo 跟进模板

这层模板不是解释页面，而是让你能直接把当前页面结果发给同事、顾问、客户接口人或执行方；渠道统一按邮件、微信、WhatsApp、Zalo 来准备。

邮件沟通模板

适合发给老板、负责人、顾问、财务、HR、报关行或项目接口人。

【邮件模板｜电子签 / 入境前信息填写示例】
邮件主题：【提交前复核】电子签 / 入境前信息填写示例 - 请核对证件与日期
建议收件人：申请人 / 前台 / 行政 / 酒店 / 邀请方 / 顾问
建议抄送：项目负责人 / 直接主管 / 外部顾问（如有）

各位好，

我们正在处理「电子签 / 入境前信息填写示例」事项，现阶段的目标是：在正式提交前把护照、日期、口岸、住址和联系人信息先对齐，减少补件和退回。

目前建议先核对并补齐以下内容：
- 护照资料页、头像照、入境/入住日期、口岸、住宿地址、联系人、手机号码
- 本页生成的摘要结果是否与当前实际情况一致
- 是否存在仍未确认、不能直接对外承诺的项目

建议回复格式：
1) 已确认事项：
2) 待补资料：
3) 风险或待确认口径：
4) 预计补齐时间：
5) 当前负责人：

下一步建议：
请先核对拼写、日期先后关系、住址完整性；若有变更请直接回最新版本。

谢谢。

建议先把本页结果、负责人与时间点改成当前项目实际情况，再发出。

微信 / WhatsApp / Zalo 跟进模板

适合快速催办、补件、内部追踪或项目群同步。

【微信 / WhatsApp / Zalo 跟进模板｜电子签 / 入境前信息填写示例】
这边先把提交前要点整理好了，请按下面项目确认。

事项：电子签 / 入境前信息填写示例
当前目标：先把资料和口径对齐，再决定下一步提交/报价/执行。
请帮我按下面格式直接回复：

1. 已确认：
2. 还缺什么：
3. 谁来补：
4. 什么时候补齐：
5. 有没有需要我先和顾问/前台/报关行确认的点：

提醒：
- 现在先不要把未确认数字或未锁定口径直接发给客户/主管机关
- 如有新版文件，请直接发最新版，不要只口头说已改

适合在项目群、微信、WhatsApp、Zalo、Slack 或 Teams 里直接使用。

FAQ实用 FAQ

围绕电子签申请、入境前信息整理、照片和口岸填写，补一组更接近申请人会遇到的 FAQ。

以护照资料页为准，姓和名不要自己按中文习惯重排。最稳的方法是先把护照英文字段逐字核对后再填。

常见原因是模糊、反光、裁切不完整、背景不符合要求、文件过大或信息页边角没拍全。上传前最好先自己放大检查。

涉及口岸变化时，不要想当然。应先看系统允许的修改方式和当前申请状态，再决定是否继续原申请或重新处理。

不要随便编。至少先准备一个能够解释的临时入住安排，并和接待单位、酒店或公寓确认可对应。

不要只说“几天就好”。更稳的是按“准备资料时间 + 正常受理时间 + 可能补件时间”三个层次去沟通。

还要继续核对签证信息、护照有效期、口岸、行程、返程或后续住宿安排，避免只拿到批文却在执行层面出问题。

适合申请人自己整理，也适合行政、HR、接待单位先把字段收齐，再减少来回补问。

B沟通模板总控

统一生成邮件、微信、WhatsApp、Zalo 四类跟进文本。模板会读取本页输入区内容，适合补资料、确认口径、安排负责人和截止时间。

接收方 / 对接人

我方负责人

期望回复时间

补充备注

等待同步

后续多语言阶段可直接围绕本区块做 CN / VI / EN 字段映射。

D样表下载 / Word 交接单

本区块把当前页面输入自动整理成可下载样表和交接单。适合内部交接、客户补件、顾问复核、报关/财务/HR 执行跟进。

使用场景

负责人

截止时间

备注

等待生成样表

页面加载后自动生成交接摘要。

说明：下载的 Excel 为浏览器生成的 .xls 表格文件，Word 为 .doc 交接单文件，均可本地打开后另存为 .xlsx / .docx。

A输入总控 / 统一结果

页面完整度提示

用于精修阶段 QA；后续多语言可按本区块做 i18n 映射。

页面加载后自动生成统一摘要。

等待生成

结果填写摘要

页面加载后会自动生成一版填写摘要，修改字段后可再次点击生成。

等待生成

建议先看结果区，再决定是否复制给同事或客户确认。

提醒提交前动作

复核待核对字段

官方电子签官方入口